Manejo de documentos inteligentes para acelerar procesos

Existen tecnologías disruptivas como la nube, la inteligencia artificial y las firmas autógrafas digitales, que permiten manejar documentos inteligentes y mejorar los procesos de colaboración en las organizaciones que, al evitar cuellos de botella, retrasos y exceso de procesos manuales, aceleran los procesos clave y mejoran la experiencia de clientes y colaboradores.

Como señala Forrester, firma consultora global dedicada al análisis e investigación de las tendencias e impactos en la industria de tecnologías de la información y comunicación, el procesamiento digital de documentos está evolucionando de ser una práctica “deseable”, a ser una “fundamental”.

¿Por qué es importante manejar documentos inteligentes ?

• Debido al confinamiento que trajo el Covid-19, una fuerza laboral híbrida (hogar y oficina) es la “nueva normalidad” y el trabajo en línea es fundamental. Pero esto presupone que, para alcanzar el éxito empresarial, se logra mantener el trabajo conjunto y la productividad de los colaboradores, independientemente del lugar desde donde trabajen.
• En un futuro muy cercano, existirán espacios de trabajo digitales. Entonces, utilizar múltiples dispositivos, en distintas zonas horarias y distintas ubicaciones, nunca fue tan importante.
• El cambio hacia la dependencia en la conectividad, los dispositivos y los servicios basados y gestionados en la nube es esencial.

Al incorporar inteligencia artificial a un documento es posible:

• Establecer el flujo de la firma entre firmantes y revisores (flujo ideal o deber ser).
• Definir  fechas límite para los documentos y plazos críticos.
• Configurar recordatorios y escalaciones para evitar cuellos de botella.

El reto para las empresas es evolucionar del proceso presencial de imprimir documentos y escanearlos, sacar copias, y recolectar firmas en hojas impresas, a la utilización de formatos digitales con inteligencia artificial que permita su llenado en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, a la incorporación de reglas de negocio para reducir errores y evitar reprocesos, a enrutar los documentos automáticamente hacia los distintos participantes y sistemas que se operen, evitando tener versiones de un mismo documento en correos electrónicos y discos duros en cada PC o laptop.

De acuerdo con IDC, otra firma consultora que analiza a  la industria de tecnologías de información y comunicación, actualmente el 80% de los procesos se basa en papel, pero podría ahorrarse hasta el 30% del tiempo de los empleados si se eliminaran los procesos manuales. De igual forma la World Commerce & Contracting señala que 71% de las empresas sigue revisando sus contratos de manera manual y le cuesta 9.2% de sus ingresos anuales a cualquier empresa, una mala administración de sus contratos.

Por lo tanto, a medida que las prácticas de documentos digitales pasen de ser recomendaciones y se vuelvan una necesidad empresarial, las organizaciones irán consiguiendo lo siguiente:

• Mayor Resiliencia. Reconocer la importancia de los procesos de documentos digitales para proteger al negocio y atender mejor a sus clientes y colaboradores.
• Mitigación de Riesgos. Recordar que los procesos de documentos digitales son tan valiosos en la oficina de atención al cliente, como en la parte administrativa.

Las tecnologías disruptivas existentes permiten ya la incorporación en las organizaciones de documentos inteligentes. Por esta razón, es recomendable que las empresas revisen y documenten cómo están hoy sus procesos de documentos clave, en qué actividades hay retrasos o cuellos de botella a consecuencia de la recolección de firmas,  fotocopias, escaneo de documentos, armado de expedientes, etc., y pasen a modelar el mismo proceso con el uso de documentos inteligentes.  De esta manera, podrán apreciar los ahorros de tiempo y costo, así como el impacto positivo en la experiencia de sus clientes y colaboradores, que las tecnologías permiten.

RAUL EDUARDO RHON DURAN

Socio IMEF Monterrey

rrhon@ennovative.com.mx