Administración efectiva del cambio para la transformación digital de una empresa.

En un medio estable, el promedio de vida es largo; lo que funcionó ayer, funcionará mañana. Pero actualmente ya no hay medios estables: los vientos de cambio están azotando, proceden de todas partes y tienen características de huracán. Al llegar, atacan con fuerza indomable y velocidad ultrasónica. Si las empresas no están preparadas, los daños pueden ser incalculables e irrecuperables.

Hagamos el siguiente ejercicio para formarnos una idea de la velocidad del cambio en nuestra empresa:

¿Qué tecnología usaba?

¿Existían dispositivos móviles, Redes Sociales, Chats, etc?
¿Cómo estaba estructurada la organización?
¿Cómo era la carga de trabajo?

En una escala de 1 a 10, califique la magnitud del cambio que ha ocurrido en el tiempo.

Después, proyectémonos tres años hacia el futuro y califiquemos los cambios que creemos se darán en ese período de tiempo.

Es también importante reconocer que para poder adecuarnos a los cambios es indispensable tener la voluntad de hacerlo. ¿En qué consiste esa voluntad? En lo siguiente:

-Tener una actitud de apertura y recepción de nuevas ideas.
-Sentirse estimulado positivamente por el cambio, en lugar de inquieto.
-Ver la transición como un reto, no como una amenaza.
-Comprometerse a gestar cambios de manera incesante.

Ahora bien, ¿cómo se genera la voluntad para el cambio? Principalmente, a través de:

-Cuestionar el statu quo.
-Retar los procedimientos y procesos actuales.
-Prever en qué, cómo y cuándo cambiar.
-Crear el cambio, en lugar de reaccionar a él.

Por lo regular, lograr que las organizaciones acepten el cambio y lo enfrenten de manera positiva y proactiva involucra convertir la resistencia en buena voluntad y disposición positiva. Consiste en dirigir en vez de seguir (a la competencia, a nuestros sistemas de trabajo y al cliente). Los buenos individuos y las buenas organizaciones reaccionan con rapidez y vigor al cambio. Los individuos y las organizaciones excelentes crean y conducen el cambio.

En el proceso de cambio, las organizaciones frecuentemente se hacen preguntas como las siguientes:

¿Porqué, si los procesos, sistemas y estructuras, han sido bien concebidos para hacer frente a las nuevas necesidades de nuestro medio ambiente, no tienen el éxito esperado en términos de tiempo y resultados? ¿Cuál es la principal dificultad para convertir las ideas en acciones eficaces?

La respuesta es: las personas. Sí, las personas son las guardabarreras del cambio.  Ellas pueden dar la vida, o quitarla, a ideas, iniciativas, acciones, propósitos, objetivos y programas. Algunas personas detestan los cambios porque se ven afectadas sus tradicionales y cómodas costumbres (zona de confort). Otras asienten y sonríen, mostrándose de acuerdo con los cambios… para luego portarse como siempre lo han hecho. A esto se le llama complacencia malintencionada.

¿En que cambiar?

Hay que considerar cómo son las organizaciones hoy en día y luego imaginarnos cómo

pueden llegar a ser en el futuro, cómo se pueden transformar digitalmente. Es seguro que habrá una distancia considerable entre el presente y el futuro en un número importante de dimensiones. Se ha encontrado que es valioso formalizar esas dimensiones a través del concepto “palancas para el cambio”, que se resumen de la siguiente manera:

*Mercados y Clientes: La visión del presente y del futuro pueden ser diferentes en la manera en que la organización podría o debería visualizar y segmentar sus mercados y empleados de base.

*Estructura y Facilidades: Probablemente exista una distancia entre la estructura de la organización y su mejor configuración a futuro. Pueden surgir nuevos recursos en el futuro, que valdría la pena instalar.

*Tecnología: Finalmente, la visión puede revelar una distancia entre la información basada en tecnologías que hoy están en orden y aquélla o aquéllas que necesiten ser modificadas para recibir el futuro y poder competir y transformarse digitalmente para aprovechar la disrupción que ofrecen.

*Procesos de Negocios: Es muy probable que exista una distancia entre el modo en que los procesos de la compañía operan actualmente y la manera en que necesitarían operar en el futuro para llevar productos y servicios competitivos al mercado. Desde ese momento, se debe percibir la necesidad de introducir un nuevo conjunto de mediciones de desempeño corporativo.

*Gente y Sistemas de Recompensas: La visión puede incluir diferencias en el tipo de personas que la compañía necesitará, así como los sistemas y medidas para evaluarlas y recompensarlas. También, en la cultura que diariamente les envía señales, preocupándose por “cómo hacer negocio” y “cuál es el enfoque y orientación como organización”.

EL MANEJO DEL CAMBIO COMO UN PROCESO

El cambio es un proceso de movimiento; de un estado presente, a través de un estado de transición. Cuando se maneja esa transición, las áreas clave son:

– Asistir efectivamente a la gente, sin olvidarse y dejar el estado presente
– Dirigir y manejar efectivamente el movimiento a través del estado de transición

– Proveer el soporte necesario para la aceptación, adopción y ejecución de un nuevo estado, hasta llegar al deseado

Existen muchas estrategias y tácticas para manejar transiciones, pero para llevarlas a cabo exitosamente, se requiere oír, escuchar, responder, inspirar y liderar el proceso.

La Administración del Cambio puede definirse como el proceso de transformación que asegura el éxito organizacional de la empresa, reconociendo el cambio humano como una constante ante el avance acelerado de la tecnología de información y los cambios en las empresas.

La Administración del Cambio considera los procesos y actividades que ayudan a las organizaciones a adoptar modificaciones radicales, resultado de la implantación de nuevos procesos o soluciones tecnológicas.

Un programa exitoso de Administración del Cambio considera el diseño y la implantación de estrategias para lograr lo siguiente:

1. Alinear las expectativas de todos los niveles de la organización.
2. Manejar un plan de comunicación efectivo.
3. Definir los nuevos roles y capacidades de los recursos humanos, permitiendo su evolución a una nueva organización.
4. Transferir el conocimiento, así como llevar a cabo un entrenamiento adecuado, para contar con una organización autosuficiente.
5. Asegurar el cambio, permitiendo su medición y la administración de las resistencias que enfrente durante el desarrollo de los proyectos.

Ante los cambios constantes que enfrentan las empresas actualmente es importante determinar su disposición al cambio, así como la de los principales actores que liderarán cada proceso. Es necesario reconocer los problemas que les afectan y descubrir el origen de las resistencias al cambio, para encontrar una solución efectiva que logre una nueva percepción y el compromiso con una nueva visión de la organización. Esto se logra por medio de dinámicas que promuevan la sensibilización al cambio y el desarrollo humano.

La aplicación de la Administración del Cambio implica explorar y reconocer temores en los actores de los procesos, involucrar a toda la organización, crear conciencia del porqué de los cambios, formar líderes, transformar la percepción, fortalecer el trabajo en equipo y aprender a aprender.

Establecer una metodología para la Administración del Cambio permitirá reconocer lo que sucede, provocar un cambio de actitud y percepción en los colaboradores, llevarlos a la práctica del diario vivir y, en consecuencia, preparar a la empresa para enfrentar mejor los cambios y una transformación digital que haga perdurable el negocio ante la evolución tecnológica.

Raúl Rhon
Presidente del Comité de Innovación, Emprendimiento e Inversionistas
rrhon@ennovative.com.mx